Самый важный документ, регулирующий взаимоотношения нанимателя с сотрудником, – это, конечно, трудовой договор В нем прописаны обязанности работника, его права и размер заработной платы. Однако конкретных требований к труду в этом соглашении вы не найдете. Такая абстракция может сильно усложнить жизнь как работодателю, так и работнику. Разбираемся, как этого не допустить.
Случается, даже в самой, казалось бы, успешной компании вдруг начинается текучка. Причем, уходят лучшие. Работодатель недоумевает: раньше все работало как часы. Да, некоторым работникам приходилось совмещать функции, но ведь никто не жаловался.
Отчего же сбежали работники? Устали от того, что границы задач и сферы ответственности в коллективе размыты. Получалось так, что самые талантливые и энергичные брали на себя больше других, – и выгорели.
Спасти команду и компанию в таком случае может важный и конкретный документ – должностная инструкция.
Этот внутренний документ может раз и навсегда все упорядочить, облегчить понимание рабочих обязанностей и четко распределить роли и иерархию в коллективе. А еще – помочь, случись что, в юридических спорах: опираясь на инструкцию, можно будет наказать работника за неисполнение обязанностей, доказать вину в нарушении или напротив – убедиться в том, что он делал все, как должен был, и даже поощрить.
Какими бывают должностные инструкции
Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция составляется для определенной должности и ее исполняют все сотрудники, которые эту должность занимают.
Индивидуальную разрабатывают под конкретного работника: в ней максимально точно прописываются обязанности, а также обозначается круг мелких или нестандартных задач, которые должен решать специалист.
Выбор вида инструкции зависит от структуры компании. Например, нет смысла составлять индивидуальные документы для 20 швей, которые выполняют одни и те же задачи. Но для двух маркетологов, один из которых ведет блог, а второй создает рекламные кампании и занимается аналитикой, логичнее создать именно индивидуальные должностные инструкции, так как специалисты выполняют разные задачи.
Кто должен составлять должностные инструкции
Чаще всего этим занимаются HR, юрист или руководитель отдела, куда берут сотрудника. Последний вариант лучше: именно начальник точно понимает, чем будет заниматься человек, чего от него ждут и что он должен уметь.
Уже составленная инструкция согласовывается со службой охраны труда, юридическим отделом и профсоюзом (если он есть), затем утверждается руководителем компании. Для придания юридической силы ее регистрируют.
С документом под роспись знакомят работника. Один из экземпляров должностной инструкции нужно отдать ему.
Как оформить должностную инструкцию
Обычно в инструкцию включают следующие главы:
- Общие положения.
Здесь прописываются основные данные: название отдела или подразделения, в котором работает сотрудник; его должность; структура подчинения; порядок назначения и отстранения от должности, порядок замещения сотрудника в случае его отсутствия.
- Основные задачи.
Здесь необходимо прописать, что должен делать сотрудник.
- Должностные обязанности.
Здесь стоит перечислить основные и дополнительные обязанности, которые выполняет сотрудник.
- Права.
Здесь указывается, к какой информации сотрудник имеет доступ, какие документы имеет право визировать, какие решения может принимать самостоятельно и т.д.
- Ответственность.
Здесь прописываются последствия для работника в случае нарушения им должностных обязанностей и других инструкций.
Образец должностной инструкции для разных специалистов можно посмотреть здесь.
Как сделать должностную инструкцию максимально эффективной
- Главная задача любой инструкции – быть понятной. Сложные термины лучше заменить простыми словами.
- Будьте краткими. 50 страниц текста вряд ли кто-то осилит, а вот запутает запросто. Полная красивых метафор инструкция не поможет решить трудовой спор.
- Будьте конкретными. В документе должно быть четко прописано, что должен делать сотрудник. То есть, в обязанностях для менеджера должно присутствовать не пространное «обеспечивать расширение клиентской базы», а вполне конкретное «привлекать не менее 20 клиентов ежемесячно». Не будет конкретики – каждый работник будет трактовать инструкцию по-своему.
