Как интегрировать нового сотрудника в компанию максимально быстро, при этом создать у него положительные эмоции и укрепить в решении остаться?
Об онбординге, его ключевых этапах и инструментах рассказывает HR Lead в Veraxen Валерия Крупицкая.
Что такое онбординг?
Для начала разберемся, в чем разница между онбордингом, адаптацией и испытательным сроком.
Адаптация — это самое широкое понятие, которое означает процесс социализации нового сотрудника, полноценного вливания в работу, приобщения к культурному коду компании.
Она может длиться до полугода — в зависимости от должности человека, его роли и инструментов адаптации, которые используются в компании.
Онбординг — это термин, который часто используют, имея в виду прежде всего адаптацию. Но онбординг — только часть процесса адаптации. Он включает конкретные мероприятия, которые помогают новому сотруднику приступить к работе, получить необходимую базу, чтобы дальше адаптироваться к моделям поведения в собственном темпе, с помощью своих ресурсов.
Онбординг, как правило, занимает до 2-3 месяцев.
Испытательный срок — это скорее понятие трудового законодательства. В Беларуси он составляет 3 месяца, в других странах может доходить до 4-6 месяцев.
Онбординг (или адаптация в широком смысле) прошел успешно, если спустя отведенное для него время новый сотрудник может выполнять свои функции в полном объеме с максимальным результатом – и при этом он с радостью приходит на работу.
Цель HR в том, чтобы новый сотрудник:
- максимально быстро усвоил принятые в организации формализованные и негласные правила,
- четко осознал, какие задачи, в каком объеме и в какие сроки он должен выполнять, каковы ожидания от него на позиции,
- начал применять в работе весь свой опыт, который можно отнести к так называемым профессиональным, или хард скиллам (hard skills),
- смог уйти в автономную работу без дополнительного супервайзинга по завершению адаптации, и стал самостоятельной единицей в компании,
- сотрудник комфортно чувствует себя в новой среде — без лишнего стресса и напряжения общается с командой, говорит о своих результатах, строит планы. То есть, у него нет стресса новичка.
А успешность работы нового сотрудника мы будем измерять вовлеченностью и конкретным результатом, то есть эффективностью.
Telegram-канал hr.MOOD
Инструменты онбординга
Существует набор классических инструментов онбординга, которые используются в большинстве компаний — это такие повторяющиеся элементы. Хотя, конечно, многие бизнесы стремятся подогнать инструменты под себя, внедрить собственные фишки, чтобы сделать процесс онбординга более эффективным и целенаправленным.
В стремлении превзойти конкурентов работодатели иногда проявляют творческий подход. Например, интернет-магазин обуви Zappos известен своей фанатичной ориентацией на обслуживание, и его высокие стандарты применяются как к клиентам, так и к сотрудникам. Уникальная система адаптации, придуманная в Zappos, дает право тем, кто хочет уйти после одной недели обучения, получить бонус в размере $2000 за увольнение.
Итак, первый этап онбординга — пребординг.
Это работа с кандидатом, который уже принял оффер, но еще не стал частью компании. Иногда пребординг может растянуться на несколько месяцев, потому что сотруднику необходимо завершить дела в предыдущей компании. Все это время HR поддерживает связь с кандидатом, чтобы снизить риски отказа от оффера, увеличить конверсию выхода на работу и окрасить этот процесс положительными эмоциями.
То есть мы эмоционально вовлекаем человека, который находится в переходном состоянии — он уже не кандидат, но еще не юридически оформленный сотрудник. На этапе пребординга большое значение имеют теплота и дружелюбие.
Пребординг начинается с оффера – это тоже важный элемент вовлечения. В оффере описаны условия работы, социальный пакет, зоны ответственности, указан руководитель и, возможно, ментор, а также подходы в целом.
Часто сотрудники рассказывают в первый день онбординга, как с удовольствием открывали оффер и перечитывали его, приближая день выхода в новую компанию.
Следующий инструмент — вовлекающие письма, фоллоу-апы (follow-up). Они отправляются с какой-то периодичностью, чтобы сообщить будущему сотруднику о том, что нужно сделать заранее, как подготовиться к выходу на новую работу. Также HR оказывает эмоциональную поддержку, рассказывая, что его ждут, готовятся встречать и т.п. Такие письма не выглядят навязчиво, их цель — не «продать» вакансию, а сделать подготовку к выходу последовательной, закрепить договоренности.
И, наконец, наступает первый день сотрудника на новом рабочем месте. Здесь HR пригодятся такие инструменты:
Велкам митинг (welcome meeting). Его можно условно разбить на две части:
- Знакомство с правилами компании, миссией, ценностями. HR также может рассказать о негласных правилах поведения в компании (например, что принято, а что нет). Также нового сотрудника нужно ознакомить с организационной структурой, ритуалами (например, еженедельные и ежемесячные собрания, тимбилдинги и неформальные встречи), с процессами компании, включая HR-процессы (встречи one-to-one, пересмотр заработной платы, обучение и развитие, компенсации и т.п.). Это огромный объем информации, поэтому желательно новому сотруднику в конце общения передать чек-лист, в котором все эти данные будут структурированы и описаны — чтобы он мог еще раз пройтись по всем пунктам и понимал, что ему нужно сделать в первый день, в первую неделю, в первый месяц.
- Юридическая часть – кадровое оформление. Здесь подробно рассказываем новому сотруднику, какие документы мы подписываем, даем время ознакомиться с ними, проводим инструктаж. Учитываем, что могут быть разные формы занятости — не только оформление в штат, но и проектная работа, договор с ИП и т.д.
Велкам бокс (welcome box) — набор подарков, которые вручаются новому сотруднику, чтобы подчеркнуть его причастность к компании. Это может быть мерч либо просто полезные вещи, которые пригодятся человеку на новом месте работы. В IT-сфере эта практика более распространена, чем в других: здесь стоимость велком бокса может быть сопоставима с небольшой зарплатой.
Велкам месседж (welcome message) — это могут быть приветствия в команде, с элементами игры и вовлечения, с угощением и другими фишками, которые сделают первый день сотрудника на новой работе особенным. Если новый сотрудник работает удаленно, можно организовать виртуальное знакомство и представление.
Важный инструмент онбординга — это сбор обратной связи: все ли хорошо, всего ли хватает, достаточно ли информации. Ее может провести и непосредственный руководитель, и HR в формате общения на встрече one-to-one или анкетирования.
Еще один очень важный пункт — это план онбординга, который поможет новому сотруднику на старте понять ожидания со стороны работодателя. Этот план необходимо составить заранее вместе с руководителем и ознакомить с ним новичка в первые рабочие дни.
План включает набор критериев, по которым в компании будут мерить успешность испытательного срока и эффективность нового сотрудника. Такой документ добавит прозрачности в отношениях.
Дело в том, что во время собеседования как кандидат, так и компания стараются представить себя в наиболее выгодном свете. И, скорее всего, в первые дни будет разница между ожиданиями сотрудника и реальностью. Вряд ли на собеседовании скажут, что не все процессы в компании работают идеально, что придется преодолевать сопротивление, что могут быть токсичные коллеги и т. п. И, конечно, в таких условиях новичку важно понимать, чего от него ждут, каковы приоритеты, как будет измеряться его успешность.
Лишь 40% сотрудников говорят, что их нынешняя работа полностью соответствует тому, как должность была описана на собеседовании.
Эффективный инструмент онбординга — менторство. Ментором, или бадди (buddy), может быть человек, готовый обучать новичка и знакомить его с рабочей средой. Это может быть руководитель, но в идеале лучше привлечь любого опытного специалиста, который в более расслабленном формате общения поможет новому сотруднику освоиться. Большое количество сотрудников считают, что лучший способ адаптироваться к новой работе — это завести друзей на рабочем месте.
При этом роль руководителя тоже весомая: он ставит задачи, объясняет, как их решать, дает фидбэк, оценивает.
Поэтому функции руководителя и бадди лучше разделить – они будут закрывать разные потребности.
Нужно иметь в виду, что получить качественную обратную связь от нового сотрудника у руководителя не всегда получится – лучше эту функцию возложить на HR. Руководителю не все расскажешь, а HR, обладающий психологической экспертизой, правильно выстроит диалог, вызовет доверие у сотрудника. HR может вовремя отследить, если возникли ситуации дискомфорта, непонимания, конфликтов.
Первые несколько недель работы новых сотрудников могут или заложить основы долгосрочных трудовых отношений – или же стать причиной быстрого ухода, который нанесет ущерб бизнесу. Пока мы живем в реальности экономики увольнений, наша цель как HR — создать качественный и завершенный процесс адаптации: чтобы удержать таланты, повысить вовлеченность использовать, опыт сотрудников в компании с максимальной отдачей.
